“Bu toplantı bitse de gitsek…” cümlesini kaç kez kurduğunuzu hatırlamıyorsunuz bile değil mi? Merak etmeyin, yalnız değilsiniz! Günümüz iş dünyasında birçok çalışan için toplantılar, enerjiyi emen uzun ve verimsiz buluşmalar anlamına geliyor. Ama artık bu kabusa son vermek mümkün! MIT Sloan Management Review’da yayımlanan uzman görüşlerine göre, küçük ama etkili adımlarla toplantılarınızı daha kısa, etkili ve hatta eğlenceli hale getirebilirsiniz.
Peki ama iş toplantıları nasıl daha verimli ve keyifli hale gelir? İşte her yöneticinin ve çalışanın bilmesi gereken 8 altın taktik!
1. Çoklu Görev Saçmalığını Bırakın
Toplantıda bir yandan telefona bakmak, diğer yandan e-postaları yanıtlamak… Zihni böl parçala! Uzmanlar diyor ki: “Cihazları kapatın, tam odaklanın!” Net beklentileri baştan paylaşmak, katılımı artırıyor. Aksi halde kimse gerçekten orada olmuyor.
2. Toplantı Koreografisini Belirleyin
Dans sahnesi gibi düşünün: Kim konuşacak, ne zaman, hangi sırayla? Belirsizlik kaosa, kaos verimsizliğe yol açar. Her toplantının bir akışı, temposu ve amacı olmalı. Hazırlıksız yakalanmayın!
3. Eleştirel Bir Göz Atayın
Toplantıya bir “eleştirmen” getirin. Evet yanlış duymadınız. Eleştirel bir değerlendirici, varsayımları sorgular, “Neden böyle düşünüyoruz?” gibi sorular sorarak daha derin tartışmalara alan açar. Bir nevi toplantının vicdanı gibi düşünün.
4. Sanal Toplantıdaki Yan Sohbetlere Dikkat!
Zoom’un sohbet kısmında yazışanları hiç fark ettiniz mi? Bazen bu yan sohbetler ekip içindeki buzları kırar ama bazen de büyük yanlış anlaşılmalara yol açabilir. Liderler, bu sohbetleri yönlendirmeyi bilmeli.
5. Odadaki Filin Adını Koyun!
Gerilim mi var? Çatışma mı doğacak? Sakın üstünü örtmeyin. Cesur olun ve konuşulmayanları gündeme taşıyın. Liderin kırgınlığını dile getirmesi bile toplantıyı bir anda samimi ve verimli bir zemine taşıyabilir.
6. Konuşturacak Sorular Sorun
“Ne düşünüyorsun?” demek yerine “Bu yaklaşımın ne tür etkileri olabilir?” gibi sorular sorun. Net, doğrudan ve düşünmeye teşvik eden sorular sessizleri bile konuşturabilir.
7. Tartışmayı Normalleştirin
İnsanlar patronla aynı fikirde olmamaktan korkar. Bu yüzden fikirlerini söylemez. Oysa iyi liderler, çalışanlarını tartışmaya davet eder. Güven ortamı yaratıldığında, yaratıcı fikirler su gibi akar.
8. Haftada Bir Günü Toplantısız İlan Edin
MIT uzmanları diyor ki: “Haftada sadece bir günü toplantısız geçiren ekiplerin verimliliği %55 artıyor.” Beyin boşluk ister, düşünmek için alan ister. Sürekli toplantılar, yaratıcı düşünceyi boğar.
Sonuç: Az Ama Öz Toplantılar Herkesin Yüzünü Güldürür!
Toplantılar bir eziyet olmak zorunda değil. Küçük dokunuşlarla, onları hem daha verimli hem de daha katlanılabilir hale getirmek mümkün. Eğer bir lider veya ekip yöneticisiyseniz, yukarıdaki önerilerle “toplantı çilesine” dur diyebilirsiniz!
📌 Unutmayın: Daha az konuşma, daha çok iş!